Como melhorar a sua comunicação escrita

A importância da comunicação escrita

A comunicação escrita está presente em todas as vertentes da nossa vida, embora muitas vezes não tenhamos consciência disso. Esta forma de comunicação é especialmente importante no contexto profissional, mesmo que escrever não seja a sua actividade principal.

Talvez nunca tenha reflectido sobre o assunto, mas comunica inúmeras vezes por escrito e através dos mais diversos meios: SMS, e-mail, Messenger, WhatsApp, redes sociais, blogues, memorandos, relatórios, actas de reuniões, livros de reclamação, contratos, apresentações em PowerPoint, orçamentos, etc.

Provavelmente nunca parou para pensar no peso que a comunicação escrita tem no seu dia-a-dia, mas certamente já viveu situações em que as suas palavras escritas foram mal-interpretadas, deram azo a equívocos mais ou menos graves ou prejudicaram a sua imagem pública.

Já pensou no que aconteceria se um bibliotecário autorizasse os leitores a desfolharem os livros da sua biblioteca? Seria uma tragédia.

É importante não descurar a comunicação escrita, mesmo quando se trata de uma simples mensagem enviada por telemóvel a um familiar ou a um amigo.

Em contexto profissional, esta importância ganha uma relevância maior, embora a escrita seja muitas vezes descurada. Como se fosse um parente pobre da comunicação.

Um texto confuso ou pouco criativo, com erros ortográficos, gramaticais ou factuais, pode prejudicar a sua imagem profissional e a da sua organização.

Tão importante como saber que meios utilizar em cada momento para divulgar a sua mensagem é saber escrevê-la de maneira a que do outro lado ela seja bem compreendida.

Neste artigo, deixo-lhe cinco conselhos para aprimorar a sua comunicação escrita.

 

5 conselhos para melhorar a comunicação escrita

1 – Leia muito

Como referi no artigo sobre a síndrome da página em branco, ler é uma das actividades mais importantes para quem quer escrever bem. Porque nos permite resolver os bloqueios criativos, enriquecer o vocabulário, aprimorar o estilo de escrita e aumentar a cultura geral.

Livros, jornais, revistas, blogues, teses de doutoramento ou relatórios são algumas das opções que tem à sua disposição. Diversifique o mais possível as suas leituras, não se centre apenas naquelas que versam temáticas relacionadas com a sua actividade profissional.

Escreva num bloco de notas as palavras ou frases com as quais não esteja tão familiarizado para posteriormente poder utilizá-las nos seus textos. Deste modo, a sua escrita será muito mais interessante;

 

2 – Anote as suas ideias

Antes de redigir o documento, reflicta sobre os pontos que quer abordar e anote-os, preferencialmente numa folha de papel. Mesmo que seja um simples e-mail. Quantas vezes, depois de enviar um e-mail, já lhe aconteceu concluir que falta informação ou que há partes da mensagem que estão confusas?  

Reserve algum tempo para esta tarefa escolhendo (se puder, coloque o telemóvel no silêncio, desactive as notificações do e-mail e das redes sociais e peça que não o interrompam).

Se achar importante ou sentir alguma dificuldade, partilhe as suas ideias e dúvidas com um colega ou um amigo;

 

3 – Conheça o seu interlocutor

Saber quem é o destinatário da mensagem é essencial para redigir o documento. Só assim poderá decidir sobre o vocabulário a usar, o estilo do texto (mais descritivo, informativo, apelativo, etc.), definir se o documento deve ser mais ou menos longo, incluir ou não imagens (fotografias, gráficos, infografias, etc.), ser a preto-e-branco ou a cores, entre outros pormenores;

 

4 – Saiba as regras de redacção

Há empresas que têm livros de estilo; outros documentos, como as dissertações de mestrado ou teses de doutoramento, devem respeitar as regras de formatação e de citação definidas pelo estabelecimento de ensino.

Conhecer as regras de redacção e de formatação é também importante para que o texto cumpra plenamente a sua função;

 

5 – Reveja o texto

Uma vez concluída a primeira versão do texto, coloque-o de parte durante algum tempo. Este momento de pausa permitir-lhe-á detectar erros e informação em falta quando o voltar a ler.

Poderá também dá-lo a ler a um colega ou amigo. Não se esqueça: a fase de revisão do texto é tão importante como a da escrita.

A importância da revisão de texto

A revisão de texto é tão importante como o processo de escrita. Não tem como objectivo apenas a correcção de erros ortográficos e gramaticais. Visa igualmente identificar palavras em falta, uniformizar a escrita (por exemplo, escrever os números sempre em algarismos ou sempre por extenso), corrigir frases pouco legíveis ou muito longas, etc. Ou seja, tem também como função completar o texto e melhorar o estilo.

Esta etapa é útil a qualquer redactor. Mesmo os livros escritos por revisores/as de textos profissionais são revistos por outra pessoa. Esta fase é particularmente importante para quem ainda se sente inseguro na escrita.

A qualidade do texto depende em muito de uma boa revisão. Um texto bem revisto é essencial para transmitir a mensagem que quer. Se apresentar um texto com erros gramaticais, frases longas ou confusas, terá muita dificuldade em comunicar as suas ideias. Por outro lado, poderá fazer com que os/as leitores/as desistam da leitura a meio.

Todo o tipo de texto deve ser revisto. Seja um artigo científico, uma tese de doutoramento, um artigo científico ou para um blogue, ou o texto de uma newsletter. Esta operação exige tempo e muita atenção, e só deve ser feita quando o texto estiver na sua versão final.

Embora importante, não eternize a fase de revisão. Lembre-se, não há textos perfeitos. O seu pode não conter qualquer erro de ortografia ou de sintaxe, mas o estilo de escrita nunca agradará a todas as pessoas. Por conseguinte há um momento em que tem de o dar por terminado.

No artigo desta semana, apresento-lhe seis dicas para fazer uma boa revisão do seu texto. Estas técnicas são fruto de muitas leituras, mas também da minha experiência enquanto redactora profissional e revisora de textos. Se tiver mais sugestões, partilhe connosco escrevenda-os nos comentários.

 

6 técnicas para rever o seu texto

1 – Dê descanso ao texto

Quando o cérebro está familiarizado com o texto, mais facilmente lhe escapam eventuais erros que este possam conter. Até porque a ciência já provou que o cérebro consegue ler as palavras mesmo quando as letras estão baralhadas.

Por esse motivo, é importante colocar o texto de parte durante algum tempo. Durante esse período, faça outro tipo de actividades, preferencialmente não relacionadas com a escrita. Quando voltar a ler o texto, será mais fácil identificar gralhas, repetição de palavras, problemas de legibilidade, etc.

Vários escritores – mesmo os premiados – adoptam esta estratégia para melhorarem os seus livros. Mas esta é também uma técnica que pode ser aplicada a textos mais curtos. Este artigo que está a ler esteve em descanso alguns dias.

 

2 – Utilize um corrector ortográfico automático…

… mas moderadamente. Os correctores ortográficos automáticos – como o do Office – são úteis para detectar erros grosseiros. No entanto, antes de o utilizar, verifique que acordo ortográfico está a ser seguido. Se escreve segundo o acordo ortográfico de 1945 e o seu corrector ortográfico usa o de 1990, certamente lhe assinalará erros que o não são.

Mas apesar de útil, não utilize apenas este recurso. Nenhum corrector ortográfico automático assinalará como erro a expressão «ir de encontro a» quando quer dizer «ir ao encontro de» ou «á» quando o correcto é «à» ou «há».

Apesar de proveitosa, é preciso ter consciência de que esta ferramenta tem limitações. A consulta de dicionários, de gramáticas e de prontuários também é aconselhável.

 

3 – Peça a alguém que leia o texto

Como referi anteriormente, o nosso cérebro habitua-se aos textos por nós escritos, pelo que podem escapar-nos alguns erros. Alguém que leia o texto pela primeira vez não tem esse condicionamento. Logo, mais facilmente identificará erros que possam existir.

Essa pessoa poderá também assinalar frases que não estejam tão legíveis ou que sejam longas. Por vezes, sabemos o que queremos escrever, mas temos dificuldade em transpor a mensagem para o papel (ou para o ecrã) e de uma forma simples. Um outro olhar sobre o texto será muito útil para torná-lo mais compreensível.

 

4 – Leia em voz alta e devagar

Ler um texto em voz alta permite-lhe perceber se as frases são fáceis de compreender, se há repetição de palavras, se a pontuação está correcta ou se uma palavra está bem escrita.

Como explica José M. de Castro Pinto, em Novo Prontuário Ortográfico com Novo Acordo Ortográfico, «A pontuação serve para ajudar a compreender a leitura das frases, marcar as pausas e o ritmo, indicar a entoação».

Ao lermos o texto em voz alta mais facilmente perceberemos onde devem ser colocados os sinais de pontuação. Sempre que possível, leia o texto em voz alta e devagar. Se o texto não for muito longo, pode gravar a sua leitura e ouvi-la ao mesmo tempo assinala as correcções.

 

5 – Em papel ou no computador?

Embora a revisão do texto feita em computador permita utilizar correctores ortográficos automáticos e seja mais amiga do ambiente, há quem prefira fazê-la em papel. Escolha a opção com a qual se sinta mais confortável para realizar esta tarefa.

Pessoalmente, prefiro o computador. Se preferir rever o texto em papel, utilize uma régua opaca para isolar a frase que está a ler e assinale as correcções com uma caneta vermelha.

 

6 – Em silêncio

Pode não ser em silêncio total. Eu, por exemplo, preciso de ter sempre uma música de fundo a tocar, embora muito baixinho. Tem é de ser música calma.

Fazer a revisão do texto com a televisão ligada, ou as notificações do e-mail e das redes sociais activadas, ou num sítio muito ruidoso, não é uma boa escolha.

A mais pequena distracção pode levá-lo/a a não identificar os erros e obrigá-lo/a a rever o texto uma segunda ou terceira vezes.

 

Em jeito de conclusão

As seis técnicas apresentadas neste artigo poderão ser utilizada em conjunto ou isoladamente. Depende do tamanho do texto e do tempo de que dispõe para o publicar ou entregar. A decisão sobre quais as que deve adoptar deverá ser tomada caso a caso.

A revisão do texto não lhe permite apenas corrigir erros. Ajuda-o/a a identificar quais as suas fragilidades na escrita, o seu estilo de escrita, a enriquecer o vocabulário e a familiarizar-se com as regras da gramática.

Quando estiver a corrigir os seus textos, anote – preferencialmente num bloco de notas em papel – os seus erros mais recorrentes e os sinónimos que tenha descoberto no dicionário para não repetir a mesma palavra muitas vezes.

À medida que for ganhando prática na revisão, menos erros vai cometer durante a escrita dos textos e mais aprimorado ficará o seu estilo de escrita.