A comunicação escrita está presente em todas as vertentes da nossa vida, embora muitas vezes não tenhamos consciência disso. Esta forma de comunicação é especialmente importante no contexto profissional, mesmo que escrever não seja a sua actividade principal.

Talvez nunca tenha reflectido sobre o assunto, mas comunica inúmeras vezes por escrito e através dos mais diversos meios: SMS, e-mail, Messenger, WhatsApp, redes sociais, blogues, memorandos, relatórios, actas de reuniões, livros de reclamação, contratos, apresentações em PowerPoint, orçamentos, etc.

Provavelmente nunca parou para pensar no peso que a comunicação escrita tem no seu dia-a-dia, mas certamente já viveu situações em que as suas palavras escritas foram mal-interpretadas, deram azo a equívocos mais ou menos graves ou prejudicaram a sua imagem pública.

Já pensou no que aconteceria se um bibliotecário autorizasse os leitores a desfolharem os livros da sua biblioteca? Seria uma tragédia.

É importante não descurar a comunicação escrita, mesmo quando se trata de uma simples mensagem enviada por telemóvel a um familiar ou a um amigo.

Em contexto profissional, esta importância ganha uma relevância maior, embora a escrita seja muitas vezes descurada. Como se fosse um parente pobre da comunicação.

Um texto confuso ou pouco criativo, com erros ortográficos, gramaticais ou factuais, pode prejudicar a sua imagem profissional e a da sua organização.

Tão importante como saber que meios utilizar em cada momento para divulgar a sua mensagem é saber escrevê-la de maneira a que do outro lado ela seja bem compreendida.

Neste artigo, deixo-lhe cinco conselhos para aprimorar a sua comunicação escrita.

5 conselhos para melhorar a comunicação escrita

1 – Leia muito

Como referi no artigo sobre a síndrome da página em branco, ler é uma das actividades mais importantes para quem quer escrever bem. Porque nos permite resolver os bloqueios criativos, enriquecer o vocabulário, aprimorar o estilo de escrita e aumentar a cultura geral.

Livros, jornais, revistas, blogues, teses de doutoramento ou relatórios são algumas das opções que tem à sua disposição. Diversifique o mais possível as suas leituras, não se centre apenas naquelas que versam temáticas relacionadas com a sua actividade profissional.

Escreva num bloco de notas as palavras ou frases com as quais não esteja tão familiarizado para posteriormente poder utilizá-las nos seus textos. Deste modo, a sua escrita será muito mais interessante;

2 – Anote as suas ideias

Antes de redigir o documento, reflicta sobre os pontos que quer abordar e anote-os, preferencialmente numa folha de papel. Mesmo que seja um simples e-mail. Quantas vezes, depois de enviar um e-mail, já lhe aconteceu concluir que falta informação ou que há partes da mensagem que estão confusas?  

Reserve algum tempo para esta tarefa escolhendo (se puder, coloque o telemóvel no silêncio, desactive as notificações do e-mail e das redes sociais e peça que não o interrompam).

Se achar importante ou sentir alguma dificuldade, partilhe as suas ideias e dúvidas com um colega ou um amigo;

3 – Conheça o seu interlocutor

Saber quem é o destinatário da mensagem é essencial para redigir o documento. Só assim poderá decidir sobre o vocabulário a usar, o estilo do texto (mais descritivo, informativo, apelativo, etc.), definir se o documento deve ser mais ou menos longo, incluir ou não imagens (fotografias, gráficos, infografias, etc.), ser a preto-e-branco ou a cores, entre outros pormenores;

4 – Saiba as regras de redacção

Há empresas que têm livros de estilo; outros documentos, como as dissertações de mestrado ou teses de doutoramento, devem respeitar as regras de formatação e de citação definidas pelo estabelecimento de ensino.

Conhecer as regras de redacção e de formatação é também importante para que o texto cumpra plenamente a sua função;

5 – Reveja o texto

Uma vez concluída a primeira versão do texto, coloque-o de parte durante algum tempo. Este momento de pausa permitir-lhe-á detectar erros e informação em falta quando o voltar a ler.

Poderá também dá-lo a ler a um colega ou amigo. Não se esqueça: a fase de revisão do texto é tão importante como a da escrita.